「社長のAI分身」が進化！社内文書を瞬時に提示する「スマートリファレンス機能」で業務効率を劇的に改善
「あの資料、どこにあったっけ？」「この業務の手順、マニュアルで確認したいけど見つからない」。日々の業務で、このような情報探しに時間を費やしている方は少なくないでしょう。特に、会社の理念や経営者の考え方は理解していても、具体的な実務になると「どうすればいいのか？」と迷う場面は多々あります。そんな課題を解決すべく、AIアシスタントサービス「社長のAI分身」が、新たな進化を遂げました。
株式会社めぐみソフトは、経営者の理念と判断軸を学習し、従業員の疑問に24時間365日応えるAIアシスタントサービス「社長のAI分身」に、会話の内容に応じて関連する社内ドキュメントを自動で参照・提示する新機能「スマートリファレンス機能」を追加しました。この機能によって、従業員は必要な社内ナレッジに瞬時にアクセスできるようになり、業務の効率化と判断の質の向上が期待されます。
「社長のAI分身」とは？これまでの役割を再確認
まず、「社長のAI分身」について、改めてその概要を解説します。このサービスは、経営者の持つ独自の「判断軸」や「理念」をAIが深く学習し、あたかも社長自身が答えているかのように、従業員の質問に回答するAIアシスタントです。LINE、Chatwork、Slackといった普段使い慣れたチャットツールから利用できるため、時間や場所を選ばずに経営者の考え方に触れることが可能です。
これまでの「社長のAI分身」は、主に経営者のビジョンや企業文化を組織全体に浸透させることを目的としていました。従業員が日々の業務で判断に迷った際、経営者の考え方を参考にすることで、自律的な意思決定を促し、組織全体の方向性を一致させる手助けをしてきました。これにより、現場の従業員一人ひとりが「自走する組織」へと成長するための強力なサポートツールとして機能していたのです。
しかし、現場の業務は、理念的な判断だけで完結するわけではありません。「就業規則で定められた休暇制度は？」「新しいプロジェクトの経費精算の手順は？」といった、具体的なルールやマニュアルに基づいた回答が必要な場面も数多く存在します。理念は理解できても、具体的な実務手続きが不明確な場合、結局は情報探しに時間がかかり、業務の停滞を招く可能性がありました。
新機能「スマートリファレンス機能」開発の背景
このような背景から、株式会社めぐみソフトは、単なる理念の浸透に留まらず、より実務的なサポートを提供することの重要性を認識しました。従業員が抱える「理念はわかったが、実際の手続きはどうすればいいか？」「その資料はどこにあるのか？」といった具体的な疑問を解消し、社内ドキュメントと会話をシームレスに繋ぐことを目指して開発されたのが、今回の「スマートリファレンス機能」です。
この機能は、従業員が「社長のAI分身」との会話の中で、必要なマニュアル、規定集、過去の議事録などの社内ナレッジへ即座にアクセスできる環境を提供します。これにより、情報探索にかかる無駄な時間を削減し、従業員が本来の業務やより創造的な活動に集中できるような環境を構築することを目指しています。情報へのアクセスが容易になることで、従業員の判断の質が向上し、結果として組織全体の生産性向上に貢献することが期待されています。
「スマートリファレンス機能」の主な特長
「スマートリファレンス機能」は、従業員がよりスムーズに社内情報を活用できるよう、いくつかの革新的な特長を備えています。AI初心者の方にも分かりやすく、その仕組みとメリットを詳しく見ていきましょう。
1. キーワード設定による自動連携
この機能の核となるのが、社内ドキュメントとキーワードの自動連携です。企業はあらかじめ、ウェブ入力形式で社内ドキュメントをシステムに登録し、それに紐づく「キーワード」を設定します。例えば、「経費精算マニュアル」というドキュメントには「経費」「精算」「申請」「領収書」といったキーワードを設定できます。
AIは、従業員とのチャットでの会話内容をリアルタイムで分析し、設定されたキーワードを自動的に検出します。もし会話の中に「経費」という単語が含まれていれば、AIは即座に「経費精算マニュアル」が関連ドキュメントであると判断し、参照する候補として認識します。この仕組みにより、従業員が特定の資料を探す手間をかけなくても、AIが会話の流れから必要な情報を推測し、関連するドキュメントを特定してくれるのです。これにより、情報検索にかかる時間を大幅に短縮し、業務の中断を最小限に抑えることが可能になります。
2. ドキュメントを参照した具体的・実務的な回答
「スマートリファレンス機能」のもう一つの大きな特長は、AIが検出されたドキュメントの内容を深く理解し、それを参照しながら回答を生成する点です。これまでの「社長のAI分身」が「社長ならどう考えるか（理念）」という視点からの回答が中心だったのに対し、新機能では「社内ルールではどう決まっているか（実務）」という具体的な情報も加味した、より精度の高いサポートが可能になります。
例えば、「出張時の宿泊費の上限は？」という質問に対して、AIは「社長のAI分身」として経営者の出張ポリシーを伝えるだけでなく、関連する「出張規定」や「経費精算ルール」を参照し、「〇〇規定の第〇条に基づき、宿泊費の上限は1泊あたり〇円です」といった具体的な情報を提示できるようになります。これにより、従業員は抽象的な理念だけでなく、具体的な行動指針や手続きに関する明確な情報を得ることができ、迷いなく業務を進められるようになります。これは、従業員の業務遂行能力を直接的に高め、ミスの削減にも繋がるでしょう。
3. 「探す時間」の大幅な削減
「スマートリファレンス機能」は、情報探索にかかる時間を劇的に削減します。従業員は、必要な情報があるかどうかを社内の共有フォルダやファイルサーバーを何階層も深く探したり、同僚に問い合わせたりする必要がなくなります。チャットツールで質問を投げかけるだけで、AIが関連する資料のリンクや内容の要約を瞬時に提示してくれるからです。
例えば、ある業務の手順を確認したい場合、従来であれば「〇〇プロジェクトのマニュアル」というファイル名を記憶し、共有ドライブの特定のフォルダを開き、さらにその中のサブフォルダを辿って目的のPDFファイルを見つける、といった手間がかかっていました。しかし、この機能があれば「〇〇プロジェクトの手順を教えて」とチャットで質問するだけで、AIが該当マニュアルのリンクを提示し、さらにその内容を簡潔に要約してくれます。これにより、従業員は資料を探し回る時間から解放され、本来の業務や、より価値の高い創造的な仕事に集中できる環境が整います。結果として、企業全体の生産性向上に大きく貢献するでしょう。
具体的な活用イメージ
では、「スマートリファレンス機能」が実際にどのような場面で役立つのか、具体的な活用事例を見ていきましょう。AI初心者の方にもイメージしやすいように、Q&A形式でご紹介します。
人事・総務関連の質問
従業員が最も頻繁に疑問を抱きやすいのが、人事や総務に関する情報です。これらの情報は、個人の働き方や生活に直結するため、正確かつ迅速な情報提供が求められます。
-
ユーザーの質問: 「来月の交通費精算の締め切りっていつだっけ？」
-
AIの回答: (『経費精算マニュアル』を参照し)「毎月5営業日が締め切りとなっています。詳細な手続きについては、マニュアルをご確認ください。」
このように、AIは関連するマニュアルを参照し、具体的な締め切り日を提示します。さらに、必要であればマニュアルの該当箇所へのリンクを提示することも可能です。これにより、従業員は自分でマニュアルを探す手間なく、必要な情報をすぐに得られます。
-
ユーザーの質問: 「有給休暇の申請方法を教えてください。」
-
AIの回答: (『就業規則』および『休暇申請ガイドライン』を参照し)「有給休暇の申請は、社内システムから行います。申請は取得希望日の〇日前までに行い、上長承認が必要です。詳しい手順は、休暇申請ガイドラインのP.〇をご確認ください。」
AIが複数のドキュメントを横断的に参照し、申請方法、期限、承認プロセスまでを一貫して説明することで、従業員の疑問を一度に解消します。
現場業務の確認
日々の業務における具体的な手順や対応方針も、「スマートリファレンス機能」が真価を発揮する場面です。特に、緊急時やイレギュラーな状況下では、迅速な情報アクセスが重要となります。
-
ユーザーの質問: 「お客様からクレームがあった時の基本手順を教えて」
-
AIの回答: (『顧客対応ガイドライン』を参照し)「まずはお客様のお話を遮らずに最後まで聞くことが基本方針です。その後、状況を正確に把握し、必要に応じて上長に報告してください。具体的な対応フローは、顧客対応ガイドラインのP.〇に記載されています。」
AIがガイドラインを参照し、初動の心構えから具体的なフローまでを提示することで、従業員は落ち着いて対応できるようになります。これにより、顧客満足度の維持・向上にも貢献します。
-
ユーザーの質問: 「新しいシステムのログイン方法が分からない」
-
AIの回答: (『システム利用マニュアル』を参照し)「新しいシステムへのログインは、社員番号とパスワードを使用します。初回ログイン時にパスワード変更が必要です。詳しい手順は、システム利用マニュアルの『ログインと初期設定』の項目をご覧ください。」
ITシステムの利用方法など、頻繁に参照されるが忘れがちな情報も、AIが瞬時に提供することで、従業員の自己解決能力を高めます。
「スマートリファレンス機能」がもたらす未来
「スマートリファレンス機能」の導入は、単に情報検索の効率化に留まらない、企業にとって大きな変革をもたらす可能性を秘めています。
第一に、情報共有の円滑化とナレッジマネジメントの強化が挙げられます。散在しがちな社内文書がAIによって結びつけられ、必要な時に必要な情報が提供されることで、企業内のナレッジが有効に活用されるようになります。これは、新入社員のオンボーディング期間の短縮や、ベテラン社員の知識継承にも大きく貢献するでしょう。
第二に、従業員の自律性向上と意思決定の迅速化です。従業員は、疑問が生じた際にすぐにAIから適切な情報を得られるため、上司や同僚に確認する手間が減り、自らの判断で業務を進める機会が増えます。これにより、個人の成長が促されるだけでなく、組織全体の意思決定スピードも向上します。
第三に、企業全体の生産性向上とコスト削減です。情報探索にかかる時間の削減は、直接的に業務時間の短縮に繋がり、人件費の効率化にも貢献します。また、正確な情報に基づく業務遂行は、ミスの削減や手戻りの減少にも繋がり、結果として企業全体の生産性向上に寄与します。
このように、「スマートリファレンス機能」は、AIが経営者の理念だけでなく、具体的な実務情報までをもサポートすることで、従業員一人ひとりがより効率的かつ質の高い業務を行えるような環境を構築します。これは、現代のビジネスにおいて不可欠な「情報への迅速なアクセス」という課題に対する、強力なソリューションとなるでしょう。
株式会社めぐみソフトについて
この革新的なサービスを提供する株式会社めぐみソフトは、「ITで社会にめぐみをもたらす」をモットーに、多岐にわたるITソリューションを手がける企業です。電話システム開発やWebシステム開発、自社アプリ運用など、幅広い事業を展開しています。
特に、自動化と効率化の分野において高い技術力を誇り、使いやすく高性能なWebサービスやアプリの開発に注力しています。また、単なるシステム開発に留まらず、技術顧問として新規事業の構築支援、組織マネジメント支援、データ分析など、お客様のビジネスを多角的にサポートしています。
現在、株式会社めぐみソフトでは、システム開発に関する受託開発の相談も受け付けています。同社の技術力や実績に関する詳細は、以下の動画で確認できます。
受託開発解説動画：https://youtu.be/EEXfoDr2V0o
まとめ
「社長のAI分身」に加わった「スマートリファレンス機能」は、AIが単なるチャットボットの枠を超え、企業のナレッジマネジメントと業務効率化を強力に推進するツールへと進化を遂げたことを示しています。
この機能により、従業員は「あの資料どこ？」といった情報探しのストレスから解放され、より本質的な業務に集中できるようになります。経営者の理念と実務的な社内ルールがAIによって結びつけられることで、組織全体の意思決定の質が向上し、生産性の大幅な向上が期待されるでしょう。
AI技術の進化は目覚ましく、今後も企業の働き方を大きく変えていくことが予想されます。「社長のAI分身」と「スマートリファレンス機能」が、多くの企業にとって、よりスマートで効率的な未来を切り開く一助となることを期待します。
この機会に、貴社でも「社長のAI分身」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。情報探索の時間を削減し、従業員の生産性を最大化する新たな働き方が、ここから始まるかもしれません。
