AI時代のビジネスメール：進化する技術と現場のギャップを最新調査から読み解く
近年、AI（人工知能）技術の進化は目覚ましく、私たちの生活やビジネスのあり方を大きく変えつつあります。ChatGPTやGeminiといった生成AIの登場により、これまで人間が行っていた作業の多くがAIによって効率化される期待が高まっています。しかし、ビジネスの現場で最も頻繁に利用されるコミュニケーション手段の一つである「メール」において、AIはどれほど活用されているのでしょうか？
Onebox株式会社が実施した「ビジネスメール調査2026」は、この疑問に答える貴重なデータを提供しています。この調査結果からは、AI活用の期待と実際の現場との間に存在するギャップが浮き彫りになりました。本記事では、この調査結果を基に、ビジネスメールにおけるAI活用の現状、その背景にある課題、そしてAIがもたらす可能性について、AI初心者にもわかりやすい言葉で詳しく解説します。
ビジネスメール調査2026：AI活用実態の背景と概要
Onebox株式会社は、問い合わせ対応や顧客管理、一斉送信などを効率化するメールDXツール『yaritori（ヤリトリ）』を提供しています。同社は、働く環境やビジネスコミュニケーションが変化する中で、その実態を明らかにするために「ビジネスメール実態調査」を毎年実施しています。今年の調査では、特にAIがメール対応に与える影響に関する設問が新たに追加され、AIのビジネス現場における現在地が探られました。
調査概要
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調査方法: インターネット調査
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調査対象: 20～59歳の会社員300名（20代76名、30代76名、40代76名、50代72名）
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調査期間: 2025年10月8日（水）
この調査は、ビジネスパーソンが日々の業務でAIをどのように認識し、活用しているのかを、メール業務という具体的な視点から捉えることを目的としています。
ビジネスコミュニケーションの主役は依然「メール」
多様なコミュニケーションツールが普及する現代においても、ビジネスにおけるメールの重要性は揺るぎないものがあることが調査から明らかになりました。
最も利用されるコミュニケーション手段
仕事上で利用しているコミュニケーション手段を尋ねたところ、約7割の人が「メール」と回答しました。また、「一番」利用するコミュニケーション手段としても55.5%がメールを挙げています。
ビジネスチャットやWeb会議ツールなど、新しいコミュニケーション手段が次々と登場する中で、メールは依然としてビジネスコミュニケーションの中心的な役割を担っていることがわかります。これは、メールが持つフォーマルさ、記録性、そして相手を選ばない汎用性が、ビジネスシーンで高く評価されているためと考えられます。
メール作成にかかる時間とその課題：効率化の余地
ビジネスメールが主要なコミュニケーション手段である一方で、その作成や返信に多くの時間が費やされている実態も明らかになりました。
3割以上がメール作成・返信に「5分以上」
メール1通あたりの作成・返信にかかる平均時間を尋ねたところ、3割以上の人が「5分以上」と回答しました。これは前年の調査結果とほぼ同じであり、業務効率化が多くの企業で課題となる中でも、メール対応にかかる時間は依然として大きな負担となっていることが示唆されます。
時間がかかる最大の理由は「文章推敲」
さらに、「5分以上」かかると回答した人にその理由を尋ねたところ、約6割が「文章推敲の時間が必要」と回答しました。次いで「すぐに結論を出せない内容なので」「メールを送信する前に第三者の確認や判断が必要なので」といった理由が挙げられています。
この結果は、ビジネスメールにおいて、単に情報を伝えるだけでなく、正確性、丁寧さ、相手への配慮といった「質」が求められていることを示しています。特に文章の推敲は、生成AIが得意とする分野の一つであり、AIを活用することでこの時間的負担を大幅に軽減できる可能性が指摘されます。
AI活用はまだ少数派？過半数が「使わない」と回答する現状
メール作成に時間がかかるという課題があるにもかかわらず、メール業務におけるAI活用はまだ一般的ではないことが明らかになりました。
半数以上がAIを「活用しない」
メール対応にAIを活用しているかという問いに対し、「活用しない（週0日）」と回答した人が半数以上（51.68%）を占めました。これは、AIの普及が進む中で、ビジネスメールの現場ではまだAIが十分に浸透していない現状を示しています。
「ほぼすべてのメール業務で活用している（ほぼ毎日）」と回答した人は18.18%にとどまり、AIによる業務効率化が期待される一方で、具体的な活用は一部のビジネスパーソンに限られていることがわかります。
AIを使わない理由：「早くて正確」「使い方がわからない」
AIを活用しない理由として最も多かったのは、「使わないほうが早くて正確」（35.19%）でした。次いで「使い方がわからない」（34.26%）、「利用中のメールソフトにAI機能が実装されていない」（22.22%）、「メール対応にAIが活用できると知らなかった」（21.30%）が続きます。
この結果から、AIの精度や信頼性に対する懸念、そしてAIツールの操作方法や活用方法に関する知識不足が、AI導入の大きな障壁となっていることが読み取れます。多くのビジネスパーソンがAIの可能性を認識しつつも、具体的な導入や活用には踏み切れていない「AI活用の過渡期」にあると言えるでしょう。
AI活用者の実態とメリット：効率化と品質向上の両立
一方で、メール業務にAIを活用しているビジネスパーソンは、その効果を実感していることも調査から明らかになりました。AIを導入することで、業務の効率化と品質向上の両方を実現できる可能性が示されています。
AI活用の最多は「下書き作成」
AI活用者に具体的な用途を尋ねたところ、「メール本文の下書き」（46.53%）が最も多く、次いで「メールの自動返信」（38.61%）、「メール本文の修正（形式、言い回し、トーンなど）」（35.64%）が上位を占めました。
この結果は、メール作成に時間がかかる主な理由が「文章推敲」であったことと強く関連しています。AIが文章の生成や修正をサポートすることで、メール作成にかかる時間的負担が軽減され、より効率的に業務を進められることがわかります。
AI活用で「時間短縮」と「質向上」を実感
AI活用のメリットとして最も多く挙げられたのは、「メール対応時間の削減」（64.36%）でした。これに続き、「メール文面の表現の質向上」（55.45%）、「誤字脱字の削減」（33.66%）といったメリットも報告されています。
これらの結果は、AIをメール業務に活用することで、単に作業時間を短縮するだけでなく、メールの品質そのものを向上させることができる可能性を示しています。AIが提供するスムーズで正確な文章作成支援は、ビジネスコミュニケーションの質を高め、結果として顧客満足度や企業イメージの向上にも寄与するでしょう。
AI活用がもたらす未来：メール業務の効率化と働き方の変革
今回の調査結果は、ビジネスメールにおけるAI活用がまだ黎明期にあることを示しながらも、その大きな可能性を浮き彫りにしました。
メール業務へのAI活用が進んでいない現状の背景には、「使い方がわからない」「活用できると認識していない」といった情報や知識の不足が大きく影響していると考えられます。AIの精度は日々向上しており、その活用方法に関する情報提供や、使いやすいツールの普及が、今後のAI活用を加速させる鍵となるでしょう。
AIを導入することで、メール作成にかかる時間を短縮し、より質の高いビジネスメールを作成することが可能になります。これにより、ビジネスパーソンはルーティンワークに費やす時間を減らし、より創造的で戦略的な業務に集中できるようになるはずです。AIは単なるツールではなく、働き方そのものを変革し、企業の生産性向上と競争力強化に貢献する強力なパートナーとなり得ます。
AIでメール文も作成！メールDXツール『yaritori』のご紹介
Onebox株式会社が提供するメールDXツール『yaritori（ヤリトリ）』は、まさにAIを活用してメール業務を効率化するためのサービスです。
『yaritori』は、問い合わせ対応、顧客管理、一斉送信といったフロントオフィス業務を効率化するメール起点のDXサービスです。朝日新聞社や西川株式会社、ラクスル株式会社など、業界や規模を問わず200社以上の企業で利用されています。
特に注目すべきは、LLM（大規模言語モデル）と独自データ（メールデータやFAQ・ナレッジ）を活用し、適切な回答文を瞬時に生成するAIエージェント機能『yaritori AI』です。利用者は簡単な指示を入力するだけで、AIが自動でメール文面を作成してくれるため、文章推敲にかかる時間を大幅に削減し、メールの質を向上させることが期待できます。
『yaritori』は、メール業務におけるAI活用の障壁を取り除き、多くのビジネスパーソンがAIのメリットを享受できるようサポートします。企業の生産性向上とコミュニケーションの最適化に貢献するため、今後も進化を続けることが期待されます。
『yaritori』について詳しく知りたい方は、以下のサービス資料をダウンロードしてご確認ください。
Onebox株式会社について
Onebox株式会社は、2020年3月に創業されたAI・DXスタートアップ企業です。AI・DXに関する情報発信からツールの提供までを一貫して実施しています。
事業内容
- メールDXツール『yaritori』：メール対応の効率化から始めるAI DXツール。AIエージェントと協働し、問い合わせ対応・顧客管理・一斉送信などをワンストップで実行できます。
- オンラインアシスタント『yaritori アシスト』：最先端のAI技術などを活用し、非コア業務の代行や業務プロセスの改善を実現するオンラインアシスタントサービスです。
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法人・ビジネスカード比較メディア『FUKUROU』：中小企業向けにAI・DXなどの最新テクノロジー情報を発信。法人・ビジネスカードの選び方を支援する比較メディアなどを運営しています。
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会社名：Onebox株式会社
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公式サイト：https://onebox.tokyo/
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代表取締役：奥村 恒太
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所在地：〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂一丁目１０番８号 渋谷道玄坂東急ビル２階
まとめ：AIとビジネスメールの未来
今回の「ビジネスメール調査2026」は、AIがビジネスメールの現場でまだ十分に活用されていない現状と、その一方でAI活用者が大きなメリットを実感しているという二つの側面を明らかにしました。
メール作成に多くの時間を要し、特に文章推敲に課題を感じているビジネスパーソンにとって、AIは強力な味方となり得ます。「使い方がわからない」という障壁を乗り越え、AIを積極的に導入することで、メール対応時間の削減、文面品質の向上、誤字脱字の削減といった具体的な効果が期待できます。
AIは、単なる流行ではなく、ビジネスの生産性を根本から変える可能性を秘めています。メール業務におけるAIの実践的な活用は、今後の企業の競争力強化と、より質の高い働き方を実現するための重要な鍵となるでしょう。AI初心者の方も、この機会にAIの可能性に目を向け、日々のメール業務にAIを取り入れることを検討してみてはいかがでしょうか。
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