中小製造業のDXを加速！英光ライティング、「ドキュパカ！受注AI」導入でExcel依存から脱却し業務効率化を実現
現代のビジネス環境において、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進は企業の競争力強化に不可欠です。特に中小製造業では、長年の慣習や限られたリソースの中で、いかに効率的に業務をデジタル化していくかが大きな課題となっています。その中でも、「紙やExcelに依存した業務フロー」「手作業による情報転記の負担」「担当者の知識に頼りがちな属人化」といった問題は、多くの企業が直面している共通の悩みと言えるでしょう。
このような課題に、AIを活用したソリューションで挑んだのが、特殊照明器具の設計・製造を専門とする英光ライティング株式会社です。同社は、株式会社アルパカが提供する「ドキュパカ！受注AI」を導入することで、これまでバラバラに管理されていた受注関連情報を一括統合し、業務の劇的な効率化と現場の透明性向上を実現しました。本記事では、この導入事例をAI初心者の方にも分かりやすく、その詳細と成功の秘訣をご紹介します。
英光ライティング株式会社とは
英光ライティング株式会社は、大阪市城東区に拠点を置く、照明器具の設計・製造・販売を行う専門メーカーです。LED照明や非常用照明を中心に、顧客の多様なニーズに応じたOEM生産や特注器具の製造、さらには板金工作物の制作に強みを持っています。同社の高い技術力は、2025年大阪・関西万博の「大阪ヘルスケアパビリオン」のオフィシャルパートナーを務めるなど、数々の実績によって証明されています。
同社は、一つひとつの案件が個別性の高い特殊照明器具を扱うため、受注から製造、出荷に至るまでの工程管理が非常に複雑になる傾向があります。このような特性を持つ製造業において、いかに効率的かつ正確に業務を進めるかは、常に重要な経営課題でした。
導入前の課題：なぜDXが必要だったのか
「ドキュパカ！受注AI」導入以前、英光ライティング株式会社は、個別案件に対応する一方で、受注から工程管理において以下のような具体的な課題を抱えていました。これらの課題は、中小製造業で頻繁に見られるものであり、多くの企業にとって共感できる内容でしょう。
1. 手作業による転記作業とミスの発生
メールで届く注文や見積依頼の情報は、担当者が手作業でExcelの受注台帳に転記していました。この作業は多大な工数を要するだけでなく、手入力によるミスが発生するリスクも常に伴っていました。入力ミスは、その後の工程に遅延や手戻りを引き起こし、結果として顧客への納期遅れや信頼性の低下につながる可能性がありました。
2. 情報の分散と検索・引き継ぎの困難さ
図面や添付ファイル、案件に関する情報は、メール、ローカルフォルダ、共有ドライブなど様々な場所に分散して保存されていました。このため、特定の過去案件の情報を検索する際に時間がかかったり、担当者間の引き継ぎがスムーズに行えなかったりする問題がありました。情報が散在していると、必要な時に必要な情報が見つからず、業務の停滞を招く原因となります。
3. 各種帳票作成における重複作業
見積書、受注管理表、案件管理表、報告書、箱ラベルなどの帳票は、それぞれ独立したExcelファイルで作成されていました。このため、同じ内容を複数のファイルに繰り返し転記する必要があり、コピー＆ペースト、内容確認、情報共有に膨大な手間と時間がかかっていました。このような重複作業は、非効率の極みであり、生産性低下の大きな要因となっていました。
4. 汎用ツールの定着難と属人化
これまでにも業務効率化のために汎用的なツールを試した経験はあったものの、現場の具体的な業務フローや個別の案件対応に完全に合致せず、結果としてツールが定着しない状況が続いていました。その結果、業務は特定の担当者の「暗黙知」（経験や勘に基づく知識）に依存する「属人化」が進み、担当者不在時の業務停滞や、知識・技術の継承が難しいという問題も深刻化していました。
「ドキュパカ！受注AI」が選ばれた理由
英光ライティング株式会社は、これらの課題を解決し、「受注情報の整理と共有を仕組み化し、担当者ごとの差を抑えたい」という強い思いから、株式会社アルパカが提供する「ドキュパカ！受注AI」の採用を決定しました。選定の決め手となった主な評価ポイントは以下の通りです。
1. AIによる受注処理の自動化
「ドキュパカ！受注AI」は、受信メールに添付された注文書ファイルの内容をAIが自動で解析し、受注処理を支援する機能を持っています。これにより、手作業での転記作業が不要となり、入力ミスを大幅に削減できるだけでなく、工数も劇的に削減できます。AIがデータを正確に読み取ることで、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑え、業務の正確性を向上させることが可能です。
2. 案件情報の一元管理と検索性の向上
図面や添付ファイル、追加情報など、案件に関連するあらゆる情報を一箇所に紐付けて管理できるため、必要な情報を素早く検索できるようになります。これにより、過去案件の参照や担当者間の引き継ぎがスムーズになり、情報の散在による非効率を解消します。
3. 進捗状況のリアルタイム共有
案件の進捗状況を一元的に管理し、リアルタイムで共有できる機能は、情報の目詰まりを解消し、現場全体の透明性を高めます。各工程の担当者が現在の状況をすぐに把握できるため、連携がスムーズになり、判断のスピードが向上します。
4. 現場の運用に合わせた柔軟な設計
汎用ツールでは難しかった、現場の具体的な業務フローや個別の案件対応に合わせたシステム設計が可能です。これにより、従業員が抵抗なくシステムを受け入れ、日常業務の中で自然に活用できるようになるため、定着率が高まります。英光ライティングの個別案件の特性に合わせた柔軟性が、選定の大きな理由となりました。
導入後の具体的な取り組みと効果
「ドキュパカ！受注AI」の導入後、英光ライティング株式会社では、以下のような具体的な取り組みが進められ、顕著な効果が現れ始めています。
1. 受注処理の自動化と転記負担の軽減
AIが受信メールに添付された注文書ファイルの内容を解析し、受注データを自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた受注台帳への転記作業が大幅に削減されました。さらに、図面や追加情報が後からメールで届く場合でも、これらを既存の受注データと紐付けることが可能になり、情報の散在を防ぎつつ、転記負担と入力ミスを抑制しています。
2. 担当者別の画面設計によるタスク管理の効率化
見積、設計、組立、出荷といった各工程の担当者が、自身の業務状況を直感的に把握できるよう、業務別に最適化された画面が設計されました。この現場が把握しやすいユーザーインターフェース（UI）により、各担当者は自身の作業に集中しやすくなり、「次に何をすべきか」が明確になります。これにより、業務のボトルネックが特定しやすくなり、全体の進捗管理がよりスムーズになりました。
3. 帳票作成負荷の大幅な軽減
これまで複数のExcelファイルに転記して作成していた箱ラベル、名板シール、出荷報告書などの帳票作業が、「ドキュパカ！受注AI」のアプリ内に集約されました。必要な情報がシステム内で整備されているため、帳票作成・印刷の手間が大幅に削減され、業務効率が向上しました。これにより、従業員は本来の業務に充てる時間を増やすことができます。
今後の展望と「0報文化」の推進
英光ライティング株式会社では、今回の「ドキュパカ！受注AI」導入によって蓄積される受注データや工程データを基盤として、さらなる属人化の低減と技術継承、そして業務の標準化を推進していく予定です。株式会社アルパカは、引き続き現場に根付く運用設計と改善を伴走し、中小企業の業務効率化と製造業DXを支援していくとのことです。
英光ライティング株式会社の代表取締役である染谷 英太郎氏も、今回の導入について次のようにコメントしています。
「展示会でアルパカさんとお会いし、最終的に『若い会社やから』という点でお願いすることにしました。実績が豊富な会社は安心感もありますが、当社の案件は一つひとつが個別で、少しややこしい部分もあります。過去の型にはめるより、当社のやり方に合わせて一緒に作ってくれることの方が大事だと感じました。
以前は、見積・受注台帳・図面・ラベル・報告書がExcelやメールに分散していて、探したり転記したりするだけで時間がなくなっていました。過去の案件も追いにくく、結果的に誰かの記憶に頼る場面が多かったのが実情です。
現在は、メール受注や添付ファイルを案件ごとにまとめ、進捗も見える化していく途中です。少人数でも回せる土台づくりと、引き継ぎのしやすさを整えていきたいと考えています。
また、当社が大事にしているのが『0報（ゼロほう）』です。トラブルや遅れの兆しは、隠してしまうと手遅れになります。気づいた時点ですぐ共有し、早めに手を打つ文化を根付かせたい！今回の仕組みは、その文化を回していくための良い土台になると感じています。今後も要望を出しながら、仕組みを進化させていきたいと思っています。」
染谷氏のコメントからは、単なるツールの導入に留まらず、企業文化である「0報文化」を強化するための基盤として「ドキュパカ！受注AI」が位置づけられていることが分かります。トラブルの兆候を早期に共有し、迅速に対応する文化は、業務の透明性と効率性を高める上で非常に重要であり、今回のシステム導入がそれを強力に後押しすることが期待されます。
英光ライティング株式会社の企業情報
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代表者: 代表取締役 染谷 英太郎
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所在地: 大阪府大阪市城東区新喜多東2丁目5番14号
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事業内容: 照明器具の設計・製作・販売、OEM製品の生産
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株式会社アルパカの企業情報
株式会社アルパカは、中小製造業のDXを支援するAIソリューションを提供しています。特に、紙やExcelに依存しがちな業務をAIで自動化する「AI文書管理サービス『ドキュパカ！』」の開発・提供を通じて、企業の業務効率化を推進しています。
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代表者: 代表取締役 石垣 翔太
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所在地: 〒532-0004 大阪府大阪市淀川区西宮原1-5-33 新大阪飯田ビル1F だいしんシェアオフィスYUMEARATA内
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事業内容: AI文書管理サービス『ドキュパカ！』の開発、DX支援、AI活用コンサルティング
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まとめ：中小製造業DXの成功事例から学ぶ
英光ライティング株式会社の「ドキュパカ！受注AI」導入事例は、中小製造業が抱える「紙・Excel依存」「情報分散」「属人化」といった長年の課題に対し、AIを活用したシステム導入がいかに効果的であるかを示す好例です。AIによる受注処理の自動化、情報の一元管理、そして現場の運用に合わせた柔軟なシステム設計は、業務効率の向上だけでなく、企業文化の強化にも貢献しています。
この事例は、多くの製造業が直面するDX推進の壁を乗り越えるための具体的なヒントを提供してくれるでしょう。AI初心者の方も、この事例を通じてAIが身近な業務改善にどのように貢献できるかを理解し、自社のDX推進の参考にしてみてはいかがでしょうか。デジタルの力を活用することで、より透明性が高く、効率的な現場づくりが可能になることが示されています。
