業務システムの使いにくさ、もう我慢しない！PIVOTのUX/UI改善事例集で変わる未来
日々の業務で使用するシステムが「使いにくい」「分かりにくい」と感じたことはありませんか？ 業務システムの使いにくさは、単なるストレスだけでなく、作業効率の低下、ミスの誘発、さらには従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。しかし、これらの課題は「UX/UI改善」によって大きく解決できる可能性があります。
この度、株式会社PIVOTが「PIVOT事例集｜業務システムのUX/UIデザイン改善」を公開しました。この事例集には、UXリサーチからUI改善、業務フロー整理まで、多岐にわたるアプローチで業務システムの「使いやすさ」を追求し、成果を上げた7つの成功事例が凝縮されています。本記事では、AI初心者の方にも分かりやすい言葉で、業務システムのUX/UI改善の重要性から、PIVOTの具体的な成功事例、そしてそこから見えてくる改善のヒントを詳しくご紹介します。
業務システムのUX/UI改善とは？AI初心者にもわかりやすく解説
まず、「UX」と「UI」という言葉について、簡単に理解しておきましょう。
UX（ユーザー体験：User Experience）とは？
UXとは、「ユーザーが製品やサービスを通じて得られる体験のすべて」を指します。業務システムの場合、ログインしてから目的の作業を終えるまでの一連の流れで、ユーザーが「使いやすい」「分かりやすい」「ストレスがない」と感じるかどうか、といった感情や印象全体がUXです。
なぜUXが重要なのか？
業務システムにおいてUXが悪いと、以下のような問題が発生します。
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作業効率の低下: どこをクリックすればいいか分からない、操作手順が複雑で時間がかかる。
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ミスの増加: 入力項目が多くて間違えやすい、確認画面が分かりにくい。
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従業員のストレス: 毎日使うシステムが使いにくいと、精神的な負担が増大する。
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学習コストの増大: 新しい従業員がシステムを覚えるのに時間がかかる。
良いUXのシステムは、従業員が迷わず、スムーズに、気持ちよく作業を進められるように設計されており、結果として生産性の向上とストレスの軽減につながります。
UI（ユーザーインターフェース：User Interface）とは？
UIとは、「ユーザーが製品やサービスを操作する際に触れる、目に見える部分すべて」を指します。業務システムにおいては、画面のデザイン、ボタンの配置、文字のフォントや色、アイコン、入力フォームなどがUIにあたります。UXが「体験」全体を指すのに対し、UIはその「体験」を構成する見た目や操作部分のことです。
なぜUIが重要なのか？
UIはUXを大きく左右する要素です。
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視覚的な分かりやすさ: どこに何があるか一目でわかるデザインは、直感的な操作を可能にします。
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操作のしやすさ: ボタンの大きさや配置、入力フォームの構造が適切であれば、誤操作を防ぎ、スムーズな入力を促します。
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情報へのアクセス性: 必要な情報が整理され、見やすく表示されていれば、素早く目的の情報にたどり着けます。
優れたUIは、ユーザーがシステムを「直感的」に使えるように導き、結果として良いUXを提供します。
業務システムにおけるUX/UI改善の具体的なメリット
業務システムのUX/UI改善は、単に見た目を良くするだけでなく、企業全体に大きなメリットをもたらします。
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生産性の向上: 従業員が迷わずスムーズに作業できるため、一つ一つの業務にかかる時間が短縮されます。
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従業員のストレス軽減: 使いやすいシステムは、日々の業務におけるストレスを大幅に減らし、従業員満足度を高めます。
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ミスの削減: 分かりやすいUIと操作フローは、誤入力や誤操作を防ぎ、業務の精度を向上させます。
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学習コストの削減: 新しい従業員がシステムの使い方を習得するまでの時間を短縮し、研修コストを削減できます。
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データ入力の質向上: 正確で効率的なデータ入力が促され、経営判断の根拠となるデータの質が高まります。
PIVOTが公開した成功事例集の概要
株式会社PIVOTは、デジタルプロダクトにおける「ユーザーの最高体験」を追求し、WEBサイト制作、アプリ開発、システム開発のUXデザイン、UI改善などをワンストップでサポートしている企業です。同社がこの度公開した「PIVOT事例集｜業務システムのUX/UIデザイン改善」は、これまでの豊富な実績と知見をまとめたものです。
この事例集は、「最適なユーザビリティで、人と業務が快適につながるシステムデザインとは何か」という問いに対する具体的な答えを提示しています。現場の声を丁寧にすくい上げるUXリサーチから始まり、業務フローの整理、そしてスムーズに使えるUI設計まで、一連のアプローチとそこから得られた成果が分かりやすく解説されています。この資料は無料でダウンロード可能です。
業務システムUX/UI改善の成功パターンをまとめた事例集はこちら（無料）: https://pivot.jp/whitepapers/download/PIVOT_Material_CaseStudies8/
具体的な成功事例を深掘り！ PIVOTのUX/UI改善アプローチ
事例集の中から、特に注目すべき3つの事例を抜粋してご紹介します。それぞれの事例が抱えていた課題、PIVOTがどのようにアプローチし、どのような成果を出したのかを詳しく見ていきましょう。
事例1: 2,000人の“つまずき”を可視化し、迷わず進めるUIへ – 高速道路の業務システムUX/UI改善
課題
高速道路関連企業の業務システムでは、大規模なユーザーが日々利用しており、その操作性に関する課題が山積していました。特に、複雑な業務を扱う多様な職種のユーザーが、システム操作で「つまずく」ポイントが多く、これが業務効率の低下や現場のストレスにつながっていました。
アプローチ
PIVOTはまず、この課題の根源を特定するために、2,000人規模の大規模なユーザー調査を実施しました。この調査では、利用者の操作実態を定量データ（数字で示すデータ）と定性データ（インタビューや観察による具体的な声）の両面から徹底的に把握しました。これにより、「どこで」「なぜ」ユーザーが困っているのかを明確に可視化することができました。
次に、得られた知見を基に「オブジェクト指向UX設計（OOUX）」という手法に基づいた情報設計を行いました。OOUXとは、システム内の情報を「モノ（オブジェクト）」として捉え、それらをどのように整理し、ユーザーがどのように操作するかを設計する考え方です。これにより、複雑な業務内容でもユーザーが直感的に理解し、迷わずに操作できるUIの設計を実現しました。
成果
この改善により、システムは多様なユーザーが直感的に操作できるUIへと進化しました。結果として、業務効率が向上しただけでなく、現場の作業負荷が大幅に軽減され、従業員のストレスも減少しました。
＜ポイント＞
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2,000人規模の利用データで“つまずき”を可視化: 大規模なデータに基づいた客観的な課題特定。
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職種ごとの現場課題を深掘りし、操作負荷を最適化: 多様なユーザーのニーズに合わせたきめ細やかな設計。
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定量×定性の“両輪分析”で改善案に確かな根拠を付与: 数字と現場の声を組み合わせることで、納得感のある改善策を導き出す。
事例2: 散在したナレッジを一元化し、“探す時間”を大幅削減 – 生成AIチャットボットアプリ開発
課題
多くの企業では、業務に必要な情報（ナレッジ）が様々な場所に散らばっており、「あの情報どこにあったっけ？」「探すのに時間がかかる」といった課題を抱えています。これにより、従業員は情報検索に多くの時間を費やし、本来の業務に集中できない状況が発生していました。
アプローチ
PIVOTは、この課題を解決するために、業務システムと連携した生成AIチャットボットをビジネスチャットツール「Slack」上に構築しました。生成AIチャットボットとは、人間のように自然な言葉で対話ができ、質問に対して適切な情報を生成して回答してくれるAIのことです。これにより、従業員はSlack上で質問するだけで、必要な情報に素早くアクセスできるようになりました。
さらに、既存システムのソースコード解析やドキュメント整備も徹底的に行い、散在していたナレッジを統合。検索効率を向上させるだけでなく、チャットボットの利用ログを蓄積・活用することで、新たなナレッジを継続的に蓄積できる基盤を構築しました。
成果
この取り組みにより、従業員が情報を“探す時間”が大幅に短縮されました。Slackと生成AIチャットボットの連携は、迷わず情報に到達できる新しい導線を構築し、専門用語を含む複雑な検索精度も改善。これにより、情報検索にかかるストレスが軽減され、従業員は本来の業務に集中できるようになりました。
＜ポイント＞
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Slack × ChatGPTで“迷わず情報に到達”できる導線を構築: 日常的に使うツールにAIを組み込み、情報アクセスを容易に。
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散在していたナレッジを統合し、“探す時間”を大幅短縮: 必要な情報が一箇所に集まることで、検索効率が劇的に向上。
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専門用語を含む検索精度を改善し、判断のストレスを軽減: AIが文脈を理解し、専門的な質問にも的確に回答。
事例3: バラバラの管理を統合し、収益判断のスピードを加速 – 社内DX「SHAFT」
課題
プロジェクト型ビジネスを行う企業では、案件管理、工数管理、売上、原価情報などが複数のツールやExcelファイルでバラバラに管理されていることがよくあります。これにより、プロジェクトごとの正確な収支や稼働状況をリアルタイムに把握することが難しく、経営判断や意思決定の遅れにつながるという課題がありました。
アプローチ
PIVOTは、自社の業務を対象に、これらのバラバラだった管理を一元化する社内基幹システム「SHAFT」を開発しました。このシステムは、案件管理、工数管理、売上／原価情報といった重要なデータを統合し、一箇所で確認できるように設計されています。
開発にあたっては、現場の使いやすさを最優先に考え、UIを再構築しました。これにより、従業員が直感的に操作でき、必要な情報を簡単に入力・確認できる環境を整備。データ入力の負担を減らしつつ、リアルタイムでの情報更新を可能にしました。
成果
「SHAFT」の導入により、バラバラだった管理が統合され、業務の「全体像」を把握しやすくなりました。プロジェクト単位での収支や稼働状況がリアルタイムで可視化されるようになったため、経営層は迅速かつ正確な収益判断を下せるようになりました。また、現場の運用負荷も軽減され、より効率的な業務運営が実現しました。
＜ポイント＞
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バラバラの管理を統合し、業務の“全体像”を把握しやすく: 必要な情報が一元化され、全体像を素早く把握。
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プロジェクト単位で収支をリアルタイムに可視化: タイムリーなデータに基づいて、迅速な意思決定を支援。
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現場の使いやすさを踏まえたUI再構築で、運用負荷を軽減: 従業員がストレスなくシステムを利用できる環境を提供。
事例集から学ぶ！業務システム改善の共通する成功パターン
PIVOTの成功事例からは、業務システムのUX/UI改善において共通するいくつかの重要なパターンが見えてきます。AI初心者の方も、これらのポイントを押さえることで、自社のシステム改善のヒントを得られるはずです。
1. 徹底的なUXリサーチで「現場の声」を可視化する
どの事例でも共通しているのは、まず「現場で何が起きているのか」「ユーザーはどこで困っているのか」を徹底的に調査することです。定量的なデータ分析と、ユーザーへのヒアリングや行動観察といった定性的な調査の両方を組み合わせることで、表面的な問題だけでなく、その根底にある真の課題を発見できます。PIVOTの事例では、2,000人規模のユーザー調査や職種ごとの深掘り調査がこれにあたります。
2. 業務フローの整理と最適化
システムを改善する前に、現在の業務の流れ（業務フロー）が本当に最適であるかを見直すことが重要です。無駄な手順がないか、重複する作業がないかなどを洗い出し、より効率的な業務フローを設計することで、システム改善の効果を最大化できます。バラバラだった管理を統合する事例や、情報検索の導線を整理する事例がこれに該当します。
3. ユーザー中心のUI設計
システムを使うのは人間です。そのため、システム設計は常に「ユーザーにとって使いやすいか」という視点で行われるべきです。直感的に操作できるボタン配置、分かりやすい情報の表示、迷わないナビゲーションなど、ユーザーがストレスなく作業できるUIを構築することが成功の鍵となります。OOUXの活用や、現場の使いやすさを踏まえたUI再構築がこのポイントを示しています。
4. テクノロジーの適切な活用（特にAI）
生成AIチャットボットの事例のように、最新のテクノロジーを業務課題の解決に活用することも重要です。AIは、膨大な情報の中から必要なものを素早く見つけ出したり、複雑なタスクを自動化したりする能力を持っています。AIを導入する際は、単に最新技術を導入するだけでなく、「どのような課題を解決したいのか」という目的を明確にすることが成功につながります。
5. 成果の明確な可視化
改善プロジェクトの前後で、どのような成果があったのかを具体的に示すことも重要です。業務時間の短縮、ミスの削減、従業員満足度の向上など、定量的な指標で成果を可視化することで、改善の効果を社内外にアピールし、今後のさらなる改善への投資を促すことができます。
株式会社PIVOTについて
株式会社PIVOT（https://pivot.jp/）は、「ユーザーの最高体験」を追求し、WEBサイト制作、アプリ開発、システム開発のUXデザイン、UI改善、企画から実装、運用に至るまでをワンストップでサポートする企業です。詳細が決まっていない段階からでも、戦略の詳細化や計画段階からクライアントに寄り添い、伴走する姿勢が特徴です。
デジタルプロダクトの課題解決や改善を検討している企業にとって、PIVOTの専門知識と実績は大きな力となるでしょう。
▼ お問い合わせはこちらから！
https://pivot.jp/contact
まとめ：業務システム改善は未来への投資
業務システムのUX/UI改善は、単なるコストではなく、企業の生産性向上、従業員のストレス軽減、そして競争力強化のための重要な投資です。株式会社PIVOTが公開した成功事例集は、具体的な課題解決のアプローチと成果を分かりやすく示しており、自社のシステム改善を検討している企業にとって、きっと多くのヒントと気づきを与えてくれるでしょう。
「使いにくい」という現場の声に耳を傾け、積極的に改善に取り組むことで、人と業務が快適につながる未来を築くことができます。ぜひこの機会に、PIVOTの事例集をダウンロードし、貴社の業務システム改善の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
より詳しい内容や上記以外の事例については、ぜひ資料でご確認ください。
7つの業務システム改善事例詳細を読む（無料ダウンロード）: https://pivot.jp/whitepapers/download/PIVOT_Material_CaseStudies8/
